Vedtægter for Foreningen Fantasticon

§ 1 Navn og hjemsted
1. Foreningens navn er Foreningen Fantasticon. Navnet på foreningens arrangementer kan, men behøver ikke at indeholde navnet på foreningen.
2. Foreningen er hjemmehørende i København.

§ 2 Formål
1. Foreningen har til formål at formidle kontakt mellem interesserede i science fiction, fantasy og horror, og fiktion der er nært beslægtet med disse genrer, primært i form af litteratur, men også i andre medier som film, tegneserier, musik og billedkunst. Desuden beskæftiger foreningen sig med videnskabsformidling i tilknytning til disse genrer.
2. Foreningen afholder hvert år en festival med formål som anført i stk. 1. Dette er foreningens eneste aktivitet, når undtages følgeaktiviteter som produktion af materiale til brug på festivalen og forskellige tiltag som har til formål at skaffe omtale af festivalen eller økonomisk tilskud til festivalen.
3. Festivalen afholdes så vidt muligt i samarbejde med en eller flere andre foreninger eller organisationer.
4. Foreningens eventuelle overskud anvendes til de følgende års aktiviteter.
5. Foreningen er almennyttig, folkeoplysende og non-profit.

§ 3 Medlemskab
1. Medlemskab kan tegnes af enhver fysisk person, der accepterer vedtægterne.
2. Indmeldelse sker ved indbetaling af det fastsatte kontingent.
3. Medlemskab ophører ved:
1. Kontingentrestance
2. Bestyrelsens beslutning om eksklusion. Beslutningen skal bekræftes på næstfølgende generalforsamling.
3. Generalforsamlingens beslutning om eksklusion.

§ 4 Generalforsamling
1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
2. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i september-december.
3. Generalforsamlingen må ikke afholdes før den årlige festival, såfremt en sådan afholdes.
4. Der er følgende dagsorden på generalforsamlingen:
1. Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens beretning, herunder om årets festival.
3. Fremlæggelse af regnskab for foregående års drift samt årets festival.
4. Fremlæggelse af planer for det følgende års festival.
5. Fastsættelse af kontingent og godkendelse af et foreløbigt budget for det følgende års festival.
6. Indkomne forslag
7. Valg af bestyrelse. Se § 5 stk. 2.
8. Valg af revisor.
9. Eventuelt
5. Ekstraordinær generalforsamling afholdes på begæring af bestyrelsen eller mindst tyve af foreningens medlemmer. Dagsorden består af pkt. 1, 5 og 6 fra ovenstående dagsorden.
6. Bestyrelsen skal indkalde til generalforsamling med mindst fire ugers varsel, via foreningens hjemmeside, samt post eller elektronisk post til registrerede medlemmer.
7. Forslag, der ønskes behandlet under dagsordenens pkt. 6, skal fremsættes skriftligt og være bestyrelsen i hænde senest to uger før generalforsamlingen.
8. Beslutninger, bortset fra vedtægtsændringer, træffes ved flertal blandt fremmødte, stemmeberettigede medlemmer. Brevstemmer og skriftlige fuldmagter tæller som fremmødte i forbindelse med de afstemninger, de dækker. Hver fremmødt kan kun repræsentere ét andet medlem med fuldmagt.
9. Vedtægtsændringer kræver 2/3 flertal og skal godkendes med 2/3 af de afgivne stemmer ved efterfølgende urafstemning, der varsles som med en generalforsamling og skal finde sted senest et halvt år efter generalforsamlingen.
10. Opløsning af foreningen betragtes som en vedtægtsændring. Videre anvendelse af foreningens ressourcer vedtages samtidigt med foreningens opløsning, og skal ske i overensstemmelse med foreningens formål.

§ 5 Bestyrelse
1. Bestyrelsen varetager de opgaver der ikke direkte har med festivalen at gøre.
2. På generalforsamlingen vælges to bestyrelsesmedlemmer for to år, ved at hver stemmeberettiget skriftligt angiver navnet på to af de opstillede kandidater. De to kandidater, der modtager flest stemmer, bliver valgt. Der kan desuden vælges en suppleant for ét år.
3. Bestyrelsen konstituerer selv. Der skal som minimum vælges en formand og en kasserer.
4. Suppleanter samt koordinator/er for festivalen har taleret på bestyrelsesmøder, undtagen under behandling af spørgsmål der vedrører dem personligt. Kun bestyrelsesmedlemmer har stemmeret. Beslutninger vedtages med flertal blandt de stemmeberettigede.
5. Foreningen tegnes af kassereren. Kassereren bemyndiges til at oprette et dankort eller lignende betalingskort i foreningens navn. Desuden kan festivalens koordinator indgå bindende aftaler indenfor rammerne af vedtægterne og det vedtagne budget.

§ 6 Årets festival
1. Tidligst året før kan bestyrelsen indgå aftale med en eller flere foreninger eller organisationer om at være medarrangør på årets festival. De nærmere betingelser aftales med bestyrelsen.
2. Bestyrelsen udpeger en eller flere koordinatorer for den følgende festival så hurtigt som muligt efter årets festival, men efter eventuelle aftaler med medarrangører er forhandlet på plads. Såfremt en koordinator er bestyrelsesmedlem i Foreningen Fantasticon, mistes stemmeretten i bestyrelsen så længe koordinator-posten varetages.
3. Koordinatorerne koordinerer og leder årets festival i samarbejde med eventuelle medarrangører og står for at hverve arbejdskraft til planlægning og afvikling af festivalen samt at skaffe midler til afholdelsen af festivalen i det omfang foreningens egne midler ikke slår til.
4. Koordinatorerne er ansvarlig overfor bestyrelsen og skal fremlægge et endeligt budget, som bestyrelsen skal godkende. Budgettet skal være bestyrelsen i hænde senest fire måneder før festivalen afholdes og skal behandles i løbet af højest en måned. I tilfælde af at koordinatorer og bestyrelse ikke kan blive enige om et budget, aflyses årets festival.
5. Koordinatorerne har det sidste ord i alle beslutninger vedrørende årets festival, på nær de i vedtægterne nævnte undtagelser. Såfremt koordinatorerne foretager dispositioner, som bestyrelsen vurderer, vil være til alvorlig skade for foreningen, eller vil kunne medføre væsentlige budgetoverskridelser, kan koordinatorerne afsættes med flertallet af stemmer i bestyrelsen. Såfremt bestyrelsen benytter sig af denne ret, skal den på næstfølgende generalforsamling fremlægge en argumenteret redegørelse for forløbet.
6. Hvis koordinatorerne afsættes eller ønsker at aftræde, vurderer bestyrelsen om der skal udpeges en eller flere nye koordinatorer eller om festivalen skal aflyses.

§ 7 Økonomi
1. Kontingentet dækker medlemskab for et bestemt festival-år. Ved indbetaling skal det derfor fremgå hvilket festival-år det vedrører. Såfremt en festival aflyses, beslutter generalforsamlingen om kontingentet for dette år skal betales helst eller delvist tilbage.
2. Kontingentets størrelse besluttes af generalforsamlingen efter fremlagt forslag.
3. Regnskabsåret følger kalenderåret.
4. Der føres separat regnskab for hver festival. Dette regnskab udarbejdes af bestyrelsen i samarbejde med festivalens koordinator.
5. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.