Referat af generalforsamling i Foreningen Fantasticon den 3. december 2015 i Café Asta, Valby

Til stede: Lars Ahn Pedersen, Jesper Rugård, Flemming R. P. Rasch, Klaus Æ. Mogensen, Bente Riis.

Dagsorden

1. Valg af dirigent og referent
Dirigent: Klaus Æ. Mogensen.
Referent: Lars Ahn Pedersen.

2. Bestyrelsens beretning
Nedenstående er den rapport, som blev sendt til Valby Lokaludvalg:

Fantasticon 2015 fandt sted i weekenden 30.-31. maj i Valby Kino og blev en succes med det største antal deltagere i flere år.

Efterfølgende er der kommet malurt i bægeret på grund af Valby Kinos konkurs, der har gjort, at vores entréindtægter med stor sandsynlighed er gået tabt. Det betyder, at det ikke er muligt for os at aflevere et fuldstændigt regnskab. Vi havde indgået en mundtlig aftale om med biografens daværende leder om, at al billetsalg kørte gennem deres billetsystem, men at vi fik samtlige indtægter. Til gengæld forventede Valby Kino at kunne tjene ekstra på salg i kiosken til vores gæster. Der blev også aftalt, at vi lejede lokalerne i weekenden for 4000 kr.

Kort efter Fantasticon erklærede Valby Kino sig konkurs, og vi har derfor ikke kunnet få udbetalt de lovede entréindtægter. Vi har fået at vide, at der blev solgt billetter for 9525 kr. (127×75 kr.), som vi nu har stillet krav om i konkursboet. Omvendt er vi ikke blevet opkrævet for lejen af lokaler, så samlet set er vi gået glip af 5525 kr.

Bortset fra det viste det sig som nævnt at være en succes at flytte Fantasticon fra Valby Kulturhus til Valby Kino. Flere af vores gæster har efterfølgende udtalt sig positivt om de nye lokaliteter, og filmprogrammet lader til at have tiltrukket en del, som ikke har været på Fantasticon før.

Fantasticon blev annonceret via Facebook og en pressemeddelse, ligesom Valby Bladet selv kontaktede os for at skrive en artikel om det nye samarbejde med Valby Kino.
Vi havde to udenlandske forfattere som gæster i år, Pat Cadigan og Ian Watson, samt en række danske forfattere og filmfolk. De største udgifter gik til at dække flybilletter og hotelophold til de to udenlandske hovednavne, mens enkelte af de danske også har fået dækket deres transportudgifter.

Hvis det lykkes at redde Valby Kino, vil vi helt klart overveje at fortsætte samarbejdet. Publikum kan godt lide rammerne, og det giver os langt bedre muligheder for at have film på programmet. Valby Kinos frivillige har også udtalt, at de gerne vil have os igen, da vi skabte liv i huset. Vi har dog lært, at vi næste gang skal have nogle klare aftaler på skrift, og vi også skal have bedre styr på teknikken, som drillede i flere tilfælde. Det skabte også panik, at den daværende leder valgte at sygemelde sig kort før Fantasticon, men takket være Jakob og de øvrige frivillige lykkedes det alligevel at gennemføre arrangementet.

3. Fremlæggelse af regnskab
Resultatet af Fantasticon 2015 blev et underskud på 1.787 kr.
Hvis de lovede entréindtægter fra Valby Kino var kommet, ville det være endt med et betydeligt overskud.
Der står p.t. 1.082,19 kr. på foreningens konto, mens der er 1.000 kr. i kassen.

4. Fremlæggelse af planer for det følgende års festival
Fantasticon 2016 finder sted i weekenden 11.-12. juni.
Der er indgået en ny aftale med Valby Kino, hvor entréindtægterne deles 50/50.
Prisen bliver 100 kr. pr. dag og 150 kr. for begge dage.
Justina Robson er annonceret som den første æresgæst, mens der arbejdes på at invitere flere gæster.

5. Fremlæggelse af budget
Det fremlagte budget blev godkendt af generalforsamlingen.

6. Indkomne forslag
I erkendelse af at de nuværende vedtægter er utidssvarende, har Flemming R. P. Rasch udarbejdet forslag til nye vedtægter. Generalforsamlingen siger god for ændringerne, som ifølge vedtægterne dog skal vedtages ved en efterfølgende urafstemning. Denne skal varsles som ved en generalforsamling, dvs. med fire ugers varsel. Desuden skal urafstemningen holdes senest et halvt år efter generalforsamlingen.

7. Valg af bestyrelse
Bente Riis og Klaus Æ. Mogensen blev valgt til bestyrelsen.
I forvejen er Flemming R. P. Rasch og Lars Ahn Pedersen medlemmer.

8. Valg af revisor
Jesper Rugård afløser Bente Riis som revisor.

9. Eventuelt
Forskellige forslag til gæster og programpunkter bringes i spil, og der tales om, at der skal annonceres efter flere frivillige.